Procurement Assistant

As a leading provider of Human Resources consulting services in Transylvania, we deliver regional coverage and specialized expertise across four core areas: recruitment and selection, personnel leasing, assessment centers and HR consultancy. With a strong and consistent presence on the Romanian market, we continue to consolidate our position through a strategic commitment to continuous improvement and alignment with evolving business needs.

Our success is founded on the professionalism of our services, the multidisciplinary capabilities of our consulting team, and the long-standing partnerships we maintain with clients who rely on our support in navigating complex HR challenges.

We collaborate with organizations across a broad range of industries, including IT&C, automotive, outsourcing, pharmaceutical, banking, FMCG and others, building sustainable, long-term relationships that contribute to their organizational growth.

Guided by the principles of client orientation, teamwork, flexibility, excellence, dedication, and responsibility, we remain focused on delivering measurable value and consistently high-quality services to our partners.

Asigură suportul administrativ și operațional al departamentului de achiziții în gestionarea contractelor de transport și servicii logistice pentru proiectul RETURO. Menține evidența și conformitatea documentației contractuale pentru aproximativ 100 contracte active cu transportatori și 26 contracte cu operatori de crossdock.

Responsabilitati principale:

Administrare contractuală și documentație (40% din timp)

• Organizarea și arhivarea digitală a contractelor, amendamentelor și anexelor
• Menținerea bazei de date cu toate contractele active (termene, valori, status)
• Urmărirea datelor de expirare și alertarea în timp util a specialiștilor de achiziții
• Asigurarea că toate versiunile documentelor sunt actualizate și accesibile

Monitorizare conformitate furnizori (30% din timp)

• Colectarea și verificarea documentației obligatorii de la transportatori: licențe de transport ARR, asigurări RCA/Casco/marfă, certificate de înmatriculare, autorizații speciale
• Întreținerea bazei de date cu validitatea documentelor pentru fiecare furnizor
• Identificarea proactivă a documentelor în curs de expirare și coordonarea reînnoirii acestora
• Pregătirea rapoartelor de conformitate pentru audit intern și extern

Suport proceduri de achiziție (20% din timp)

• Asistență în pregătirea documentației pentru procedurile competitive (formatare, verificare completitudine)
• Colectarea și înregistrarea ofertelor primite
• Comunicare cu potențialii furnizori pentru clarificări simple (sub supervizarea specialiștilor)
• Întocmirea dosarelor de evaluare și a proceselor verbale

Activități administrative generale (10% din timp)

• Corespondenţă curentă cu furnizorii (solicitări documente, reminder-uri, confirmări)
• Pregătirea rapoartelor periodice simple în Excel
• Introducerea datelor în sistemele interne

Cerinte obligatorii:

Studii:

• Studii superioare (licență) finalizate sau în curs de finalizare în domenii economice, management, administrație sau juridic

Competențe tehnice:

• Utilizare avansată Microsoft Excel (formule, tabele pivot, funcții de căutare - VLOOKUP/INDEX-MATCH)
• Utilizare foarte bună Word și Outlook
• Limba engleză nivel intermediar minim (citire documente, corespondenţă scrisă)

Experiență:

• 0-2 ani experiență în administrare, back-office, achiziții sau logistică (fresh graduates acceptați)
• Experiență anterioară în domeniul logistică/transport reprezintă un avantaj semnificativ dar nu este obligatorie

Competențe personale esențiale:

• Atenție deosebită la detalii și acuratețe în lucrul cu documente
• Capacitate excelentă de organizare și respectare a termenelor
• Abilități bune de comunicare scrisă
• Proactivitate în identificarea și semnalarea problemelor
• Discreție în manipularea informațiilor confidențiale